Chia sẻ kinh nghiệm xử lý sai sót khi viết sai hoá đơn đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế

Tháng Sáu 10, 2016 admin

Trong bài viết trước tôi đã trình bày với các bạn những vấn đề cơ bản về ghi nhận tài sản cố định và những điều kiện để chi phí khấu hao tài sản cố định được tính là chi phí được trừ. Bên cạnh đó, các bạn lưu ý, trong quá trình hạch toán hãy loại bỏ ngay và luôn chi phí khấu hao tài sản cố định ra khỏi chi phí được trừ trong những trường hợp sau đây :

Thứ nhất: Tài sản cố định không sử dụng cho sản xuất kinh doanh.

Ở các công ty nhỏ, giám đốc khi mua sắm các tài sản có giá trị lớn như ti vi, tủ lạnh, xe máy…dù sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc phục vụ gia đình nhưng thường cố lấy hóa đơn mang tên công ty để khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí. Tuy nhiên trên thực tế cán bộ thuế thường bóc các khoản chi phí này vì cho rằng nó không liên quan đến kinh doanh trừ trường hợp các bạn chứng minh được thực tế công ty có sử dụng. Bởi vậy, khi đưa vào hạch toán các tài sản này hãy lường trước rủi ro bị loại khỏi chi phí và khả năng giải trình với cán bộ thuế nhé.

Tuy nhiên, có 1 số tài sản cố định phục vụ trực tiếp cho người lao động, không sử dụng cho kinh doanh vẫn được phép tính chi phí khấu hao vào chi phí được trừ (các bạn vui lòng tham khảo thêm thông tư 78/2014/TT-BTC để biết hết danh sách các tài sản này ). Trường hợp phổ biến và hay gặp nhất là xe ô tô đưa đón người lao động đi làm, tài sản này tuy không tham gia sản xuất kinh doanh nhưng tạo điều kiện cho người lao động thuận tiện hơn trong công việc, thúc đẩy tăng năng suất lao động phục vụ sản xuất kinh doanh.

Thứ hai: Tài sản cố định không chứng minh được quyền sở hữu

Vấn đề này đã xảy ra với rất nhiều doanh nghiệp mà Giám Đốc góp vốn vào công ty bằng xe ô tô, có đầy đủ thủ tục bàn giao, đánh giá tài sản cố định… nhưng không làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản cố định (xe vẫn mang tên cá nhân Giám Đốc) thì tài sản này vẫn không được phép ghi nhận là tài sản của công ty và chi phí khấu hao cũng như toàn bộ các chi phí liên quan khác như xăng xe, lái xe, sửa chữa, bảo dưỡng… đều không được chấp nhận làm chi phí được trừ. Cốt lõi của vấn đề không cho phép tính vào chi phí được trừ là mặc dù chiếc xe này phục vụ sản xuất kinh doanh thật nhưng nó vẫn thuộc về cá nhân ông giám đốc. Nếu công ty bị phá sản, thì tài sản này không bị tính vào tài sản của công ty mà vẫn là tài sản của giám đốc.

Vậy nếu trường hợp giám đốc không muốn làm thủ tục chuyển nhượng (vì thuế, phí thường cao), kế toán nên tư vấn công ty làm một hợp đồng mượn xe của ông giám đốc để hợp lý hóa các chi phí kể trên, tuy nhiên phần khấu hao xe sẽ không được kể đến. Cơ quan thuế thường linh động cho những trường hợp này.

Thứ ba: Tài sản cố định không được quản lý theo dõi trong sổ sách kế toán

Với mỗi tài sản cố định, hãy chuẩn bị hồ sơ chứng từ thật đầy đủ, theo dõi trong sổ sách kế toán để chứng minh được chi phí trích khấu hao định kỳ là có căn cứ hợp lý.

Trong mô hình doanh nghiệp nhỏ các tài sản cố định như nhà xưởng, văn phòng… doanh nghiệp bỏ tiền ra xây dựng thực tế và phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng do không tập hợp được đầy đủ hồ sơ chứng từ nên cũng không đủ điều kiện trích khấu hao tính vào chi phí được trừ, nhiều doanh nghiệp đành phải bỏ ngoài hệ thống sổ sách kế toán. Bởi tài sản cố định đều là những tài sản có giá trị lớn, ngay từ trong giai đoạn hình thành tài sản, các bạn làm kế toán hãy chú ý tư vấn cho doanh nghiệp để tập hợp chứng từ cho đầy đủ theo đúng luật quy định và quản lý theo dõi trong sổ sách kế toán nhé.

Thứ tư: Tài sản cố định trích khấu hao vượt mức quy định

Mức phân bổ hợp lý cho chi phí khấu hao tài sản cố định đã được trình bày ở phần trên, tuy nhiên các bạn lưu ý ở quy định cho phép doanh nghiệp trích khấu hao nhanh. Nếu doanh nghiệp làm ăn kinh doanh có lãi và thực sự thiếu chi phí, các bạn có thể lựa chọn khấu hao nhanh nhưng mức khấu hao nhanh không được vượt quá 2 lần mức khấu hao theo phương pháp bình quân.

Giả sử, chiếc ô tô nguyên giá 1.000.000.000 đồng, khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong vòng 10 năm, mức khấu hao 1 năm sẽ là 100.000.000 đồng. Nếu doanh nghiệp kinh doanh có lãi và lựa chọn khấu hao nhanh, thì mức khấu hao nhanh cũng không được quá 200.000.000 đồng/ năm các bạn nhé.

Thứ năm: Tài sản cố định khấu hao hết giá trị

Với những tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị thì cho dù nó vẫn sử dụng tốt các bạn cũng đừng vì thế mà tiếp tục trích khấu hao nữa bởi vì toàn bộ giá trị tài sản đã được thu hồi hết rồi.

Thứ sáu: Phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng đối với ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn). Phần trích khấu hao đối với tàu bay, du thuyền không kinh doanh.

Các bạn làm kế toán hãy tư vấn cho giám đốc doanh nghiệp mua ô tô 9 chỗ ngồi trở xuống nếu không muốn bị thiệt về thuế thì đừng mua xe sang trọng và đắt tiền quá nhé vì toàn bộ phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng chi phí khấu hao không được tính vào chi phí được trừ, thuế giá trị gia tăng tương ứng với phần vượt trên 1,6 tỷ đồng cũng không được trừ.

Giả sử doanh nghiệp mua ô tô với giá mua chưa thuế là 2.000.000.000 đồng, tiền thuế GTGT: 200.000.000 đồng thì doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT 160.000.000 đồng. Tương tư như vậy, khi trích khấu hao, nếu thời gian khấu hao lựa chọn là 10 năm, rõ ràng chi phí khấu hao thực tế mỗi năm doanh nghiệp phải tính là 200.000.000 đồng nhưng theo luật thuế TNDN, phần chi phí khấu hao được trừ chỉ có 160.000.0000 đồng thôi (vì phần vượt trên 1,6 tỷ đồng không được trừ). Vậy rõ ràng là chi phí được trừ đã bị giảm mất 40.000.000 mỗi năm (giả sử thuế suất TNDN là 20% thì số tiền thuế TNDN bị tăng lên mất 8.000.000 đồng).

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp trong trường hợp này thường lách luật bằng cách xuất 1 vài hóa đơn vận tải để chứng minh chiếc xe này phục vụ kinh doanh để không bị khống chế chi phí khấu hao trong quy định trên nhưng lưu ý là trong đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp phải có đăng ký kinh doanh lĩnh vực vận tải này nhé, nếu không doanh nghiệp các bạn còn bị phạt nặng hơn đấy.

Thứ bảy: Phần trích khấu hao của công trình trên đất không sử dụng vào sản xuất kinh doanh

Khấu hao đối với công trình trên đất vừa sử dụng cho sản xuất kinh doanh vừa sử dụng cho mục đích khác thì không được tính khấu hao vào chi phí được trừ đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp có công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo đúng mức trích khấu hao và thời gian sử dụng tài sản cố định quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với các công trình này nếu đáp ứng các điều kiện như sau:

– Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên doanh nghiệp (trong trường hợp đất thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất giữa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân có đất và đại diện doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hợp đồng (trong trường hợp đất đi thuê hoặc đi mượn).

– Hóa đơn thanh toán khối lượng công trình xây dựng bàn giao kèm theo hợp đồng xây dựng công trình, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị công trình xây dựng mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.

– Công trình trên đất được quản lý, theo dõi hạch toán theo quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định

Hy vọng những chia sẻ trên đây có thể giúp các bạn phần nào gỡ rối được các tình huống vướng mắc về tài sản cố định trong doanh nghiệp thực tế, giúp doanh nghiệp quản lý tốt chi phí.